編者按：“企業(yè)標(biāo)桿管理”，如今已成為現(xiàn)代西方發(fā)達(dá)國(guó)家支持企業(yè)不斷改進(jìn)和獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的最先進(jìn)而具影響力的管理方式。對(duì)于印刷企業(yè)而言，學(xué)習(xí)標(biāo)桿企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，可以發(fā)現(xiàn)自己的不足，找到改進(jìn)的方向，明確追趕的目標(biāo)，進(jìn)而改善企業(yè)的管理水平，提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
雅昌，一個(gè)與印刷淵源深厚的企業(yè)。以學(xué)院派著稱(chēng)于業(yè)界的雅昌，在公司創(chuàng)始人萬(wàn)捷董事長(zhǎng)的帶領(lǐng)下，憑借其印品的過(guò)硬質(zhì)量與服務(wù)水平，樹(shù)立了其在高端印品市場(chǎng)難以撼動(dòng)的強(qiáng)勢(shì)地位。
雅昌，一個(gè)似乎與印刷漸行漸遠(yuǎn)的企業(yè)。隨著其在業(yè)務(wù)領(lǐng)域的不斷發(fā)展，以及在經(jīng)營(yíng)模式上的不斷創(chuàng)新，已經(jīng)不能僅僅用知名印刷企業(yè)來(lái)定義。經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展，它已經(jīng)成長(zhǎng)為一家深具文化競(jìng)爭(zhēng)力與文化影響力的企業(yè)，并且已經(jīng)站在藝術(shù)與文化產(chǎn)業(yè)鏈的尖端。
不管是花開(kāi)有意還是插柳無(wú)心，在成功實(shí)現(xiàn)了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)軌的過(guò)程中，雅昌正是借力于現(xiàn)代信息技術(shù)，從而得以讓傳統(tǒng)印刷和文化藝術(shù)實(shí)現(xiàn)高效鏈接，利用一個(gè)虛擬網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了藝術(shù)文化產(chǎn)品價(jià)值鏈中研發(fā)、生產(chǎn)與銷(xiāo)售有效互動(dòng)與整合，開(kāi)創(chuàng)了“傳統(tǒng)印刷＋現(xiàn)代IT技術(shù)＋文化藝術(shù)”這一嶄新的“雅昌模式”。
EKP系統(tǒng)：協(xié)同辦公提升執(zhí)行力
當(dāng)我們來(lái)到雅昌的集團(tuán)董事總裁潘劍平先生的辦公室時(shí)，他的辦公桌上非常干凈，除了一臺(tái)可移動(dòng)辦公的筆記本電腦，沒(méi)有那些常能在老總辦公室見(jiàn)到的堆積如山的等待批閱的各種文件。
“這一切得益于公司近期開(kāi)發(fā)的企業(yè)知識(shí)管理EKP系統(tǒng)，因?yàn)榻^大部分文件的簽署是通過(guò)EKP系統(tǒng)直接處理的。”潘總一邊打開(kāi)EKP系統(tǒng)的主頁(yè)，一邊向我們介紹。“開(kāi)發(fā)這套系統(tǒng)最初的動(dòng)機(jī)還是由于實(shí)際管理的需要。由于我們現(xiàn)在已有深圳、上海和北京等三大運(yùn)營(yíng)基地，作為一家跨區(qū)域經(jīng)營(yíng)的集團(tuán)公司，這套系統(tǒng)很好地將集團(tuán)總部、分部及部門(mén)不同的人員集成在一個(gè)和諧統(tǒng)一的工作環(huán)境中，從而使各大運(yùn)營(yíng)基地的員工感覺(jué)就像是在一棟辦公樓里工作，既能讓員工有更強(qiáng)的歸屬感，更能有效解決各運(yùn)營(yíng)基地因空間距離導(dǎo)致的信息孤島問(wèn)題?！?nbsp;
這個(gè)由潘劍平總裁積極推動(dòng)的“一把手工程”，獲得了2007年度雅昌集團(tuán)公司的管理創(chuàng)新獎(jiǎng)。集團(tuán)總部認(rèn)為：現(xiàn)代企業(yè)辦公系統(tǒng)已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的文件、公文、行政事務(wù)處理的辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)，而是基于流程驅(qū)動(dòng)的協(xié)同系統(tǒng)，在協(xié)同辦公的基礎(chǔ)引入知識(shí)管理基本思想，就可以在提高執(zhí)行效率、降低辦公整體成本的同時(shí)，規(guī)范辦公事務(wù)處理流程，從而更好地提升執(zhí)行力。
接著，潘總向我們演示了EKP系統(tǒng)的各個(gè)模塊。雅昌EKP系統(tǒng)主要包括以下幾大內(nèi)容。
?。?）審批流程管理：實(shí)現(xiàn)企業(yè)公文、請(qǐng)假、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等各類(lèi)流程的用戶(hù)自定義，規(guī)范企業(yè)的流程審批，提高工作效率。
?。?）會(huì)議管理：主要提供組織級(jí)和部門(mén)級(jí)會(huì)議的管理功能。通過(guò)該模塊，有關(guān)人員可寫(xiě)會(huì)議安排；通過(guò)短信系統(tǒng)或內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議通知；會(huì)議結(jié)束后，指定紀(jì)要錄入人可填寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要。
（3）文檔管理：實(shí)現(xiàn)文檔分類(lèi)管理與維護(hù)，支持各類(lèi)文檔(如規(guī)范制度、工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)案例、技術(shù)論文等)的獲取、存儲(chǔ)、搜索、學(xué)習(xí)、版本控制等，促進(jìn)企業(yè)文檔知識(shí)的沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用和創(chuàng)新。
?。?）任務(wù)管理：實(shí)現(xiàn)企業(yè)一些臨時(shí)性任務(wù)的分派與管理，讓每一件“小事”能夠有計(jì)劃、有跟蹤、有落實(shí)、有評(píng)價(jià)。
（5）公文管理：通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)工作，由系統(tǒng)自動(dòng)完成流轉(zhuǎn)過(guò)程中的超期提示、催辦、通知，以加快辦理過(guò)程。
?。?）文化管理：通過(guò)新聞、內(nèi)部論壇、網(wǎng)卡調(diào)查、電子期刊、電子賀卡等功能幫助企業(yè)建立良好的文化氛圍，提升企業(yè)的凝聚力。此外還有培訓(xùn)系統(tǒng)、考試系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)和短信系統(tǒng)等。
ERP系統(tǒng)：企業(yè)印刷管理的靈魂
從運(yùn)行的這幾個(gè)月情況看，EKP系統(tǒng)已全面實(shí)現(xiàn)了其預(yù)期的功能，從而順利完成對(duì)行政管理與知識(shí)管理的信息化。而對(duì)于集團(tuán)公司生產(chǎn)平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)管理，雅昌則通過(guò)引進(jìn)與開(kāi)發(fā)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化。ERP是雅昌印刷業(yè)務(wù)管理的靈魂。系統(tǒng)融入了CRM、JIT、零庫(kù)存、ISO9000、成本中心等先進(jìn)的企管理理念。整個(gè)系統(tǒng)分為三條主線，即：以生產(chǎn)管理系統(tǒng)為核心的“生產(chǎn)信息流”、以庫(kù)存管理系統(tǒng)為核心的“物資信息流”、以成本控制系統(tǒng)為核心的“資金信息流”。該ERP系統(tǒng)主要包括三大子系統(tǒng)。
生產(chǎn)管理子系統(tǒng)
生產(chǎn)管理子系統(tǒng)通過(guò)優(yōu)化合理的生產(chǎn)計(jì)劃，使企業(yè)資源得到最高效的運(yùn)用。按照派工單指導(dǎo)生產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行生產(chǎn)。通過(guò)日?qǐng)?bào)表，得到及時(shí)、準(zhǔn)確的生產(chǎn)進(jìn)度，同時(shí)獲得計(jì)件工資、成本核算、工藝參數(shù)、品質(zhì)狀況等數(shù)據(jù)。
庫(kù)存管理子系統(tǒng)
企業(yè)對(duì)內(nèi)部所有物料、產(chǎn)成品的出入庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，保證了產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性，避免了材料過(guò)期與呆滯現(xiàn)象。該子系統(tǒng)提供了大量的統(tǒng)計(jì)分析功能，使管理層可以快速方便的得到庫(kù)存信息，以支持管理決策。
成本核算管理子系統(tǒng)
成本管理是企業(yè)管理的核心，是企業(yè)能否控制成本，實(shí)現(xiàn)盈利的關(guān)鍵所在。借助成本管理子系統(tǒng)，一方面，可以在報(bào)價(jià)時(shí)對(duì)訂單的成本構(gòu)成（物料成本、加工成本、攤銷(xiāo)成本）進(jìn)行準(zhǔn)確分解，準(zhǔn)確把握盈虧線，按企業(yè)既定的利潤(rùn)指標(biāo)進(jìn)行報(bào)價(jià)；另一方面，能在實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)作過(guò)程中對(duì)每個(gè)施工單的各項(xiàng)實(shí)際成本、實(shí)際利潤(rùn)進(jìn)行跟蹤統(tǒng)計(jì)。
ERP系統(tǒng)除了上述三大核心子系統(tǒng)以外，還包括報(bào)價(jià)、訂單、采購(gòu)、品質(zhì)、設(shè)備及經(jīng)理查詢(xún)等子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)既能獨(dú)立運(yùn)行，又能組成一個(gè)大系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行，各子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)高度共享。
【個(gè)案解析】雅昌藝術(shù)網(wǎng)：讓印刷通向藝術(shù)殿堂
在雅昌借助現(xiàn)代IT技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化過(guò)程中，最華彩的一筆莫過(guò)于創(chuàng)建雅昌藝術(shù)網(wǎng)。由于雅昌在早期承印高檔印刷業(yè)務(wù)過(guò)程中積累了大量書(shū)畫(huà)、文物、拍賣(mài)、攝影等藝術(shù)作品及相關(guān)數(shù)據(jù)資源，這些印刷后遺留的數(shù)據(jù)在傳統(tǒng)印刷業(yè)中常常被當(dāng)成“垃圾數(shù)據(jù)”刪除掉，然而雅昌將這些數(shù)據(jù)保存起來(lái)，形成了一個(gè)“中國(guó)藝術(shù)品數(shù)據(jù)庫(kù)”。
中國(guó)藝術(shù)品數(shù)據(jù)庫(kù)為藝術(shù)印刷、藝術(shù)網(wǎng)、藝術(shù)家個(gè)人數(shù)字資產(chǎn)管理、藝術(shù)品攝影、藝術(shù)圖書(shū)策劃、設(shè)計(jì)、出版、裝幀，藝術(shù)品衍生產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)、藝術(shù)影像產(chǎn)品、藝術(shù)展覽策劃等多種藝術(shù)品業(yè)務(wù)，提供強(qiáng)有力的資源應(yīng)用保障。
2000年9月，雅昌在“中國(guó)藝術(shù)品數(shù)據(jù)庫(kù)”的基礎(chǔ)上創(chuàng)辦了國(guó)內(nèi)最大的藝術(shù)品門(mén)戶(hù)網(wǎng)站——雅昌藝術(shù)網(wǎng)。2005年，雅昌與方正開(kāi)始合作進(jìn)行這一數(shù)據(jù)庫(kù)的深度開(kāi)發(fā)，這項(xiàng)據(jù)稱(chēng)總投資達(dá)2000～3000萬(wàn)元的“中國(guó)藝術(shù)品數(shù)據(jù)庫(kù)”工程，將藝術(shù)圖片和文字按復(fù)制級(jí)、印刷級(jí)、瀏覽級(jí)收入庫(kù)中。
雅昌為每個(gè)藝術(shù)家建設(shè)個(gè)人作品數(shù)字檔案館，藝術(shù)家可隨時(shí)隨地上網(wǎng)查詢(xún)自己作品的數(shù)字高圖、市場(chǎng)信息以及保存情況。這些數(shù)據(jù)資料不僅可為藝術(shù)家建設(shè)個(gè)人網(wǎng)站、網(wǎng)上畫(huà)廊，藝術(shù)家還可委托雅昌進(jìn)行作品版權(quán)代理、畫(huà)集策劃代理、作品光盤(pán)制作等服務(wù)。
“數(shù)據(jù)庫(kù)中的資料可以用于傳統(tǒng)印刷，也可以進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布、數(shù)字印刷、CD-ROM制作、藝術(shù)品復(fù)制等等，實(shí)現(xiàn)信息的自由式出版?！闭f(shuō)到這，潘總一貫平和的臉上露出了自豪的微笑，也略帶著一分對(duì)公司美好未來(lái)的憧憬?！把刂@條業(yè)務(wù)鏈走下去，未來(lái)的路會(huì)越走越寬。雅昌將努力做好數(shù)字資產(chǎn)管理這一項(xiàng)增值拓展業(yè)務(wù)。目前雅昌藝術(shù)網(wǎng)管理著近4萬(wàn)名藝術(shù)家的最詳盡圖片數(shù)據(jù)，許多當(dāng)代知名藝術(shù)家在雅昌建設(shè)了數(shù)字資產(chǎn)管理托管庫(kù)、個(gè)人官方網(wǎng)站、在線數(shù)字美術(shù)館和拍賣(mài)會(huì)防偽預(yù)報(bào)系統(tǒng)等。雅昌藝術(shù)家數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)計(jì)劃在2010年前，實(shí)現(xiàn)至少5000位知名藝術(shù)家資料的錄入，成為中國(guó)最大、資料最全面的藝術(shù)家數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)?！?nbsp;
下一步雅昌將在目前狀態(tài)下自然而然地拓展，雅昌將向市場(chǎng)強(qiáng)力推出雅昌藝品，限量復(fù)制藝術(shù)名作，并面向大眾銷(xiāo)售，打造面向普通消費(fèi)者的雅昌品牌，以品牌塑造雅昌的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
【深度調(diào)查】雅昌信息化建設(shè)進(jìn)程
信息化不僅幫助雅昌實(shí)現(xiàn)了管理決策的科學(xué)化、組織溝通的快速、高效化、業(yè)務(wù)活動(dòng)協(xié)同化，同時(shí)也幫助雅昌獲得了新的增值業(yè)務(wù)。那么雅昌集團(tuán)企業(yè)信息化的進(jìn)程是怎樣的呢？我們就此訪談了雅昌集團(tuán)的信息總監(jiān)游衛(wèi)東，他介紹了以下幾個(gè)關(guān)鍵步驟。
成立信息中心
雅昌是目前國(guó)內(nèi)印刷行業(yè)為數(shù)不多的具有信息技術(shù)主管部門(mén)的集團(tuán)企業(yè)。集團(tuán)設(shè)有總部信息中心、北京、上海和深圳信息分中心。信息技術(shù)主管（CIO）負(fù)責(zé)整個(gè)集團(tuán)的信息化規(guī)劃和建設(shè)，總部信息中心主管和各分中心項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的具體實(shí)施。
信息系統(tǒng)整體規(guī)劃
雅昌信息化建設(shè)采用整體規(guī)劃、分步實(shí)施、資源共享、數(shù)據(jù)整合、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、需求主導(dǎo)、循環(huán)改進(jìn)的原則。在充分分析、理解企業(yè)關(guān)鍵目標(biāo)的基礎(chǔ)上，雅昌高層和信息中心首先對(duì)雅昌的信息化建設(shè)進(jìn)行了整體規(guī)劃?！≈С制髽I(yè)戰(zhàn)略和決策，雅昌決策層在總體規(guī)劃方案中，制訂了企業(yè)資源計(jì)劃、樣書(shū)管理、企業(yè)知識(shí)管理、集團(tuán)財(cái)務(wù)管理、數(shù)字資源管理、藝術(shù)網(wǎng)站、客戶(hù)關(guān)系管理等重要信息化建設(shè)項(xiàng)目。上述信息化項(xiàng)目可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)資源的有效計(jì)劃、協(xié)調(diào)、調(diào)度與控制；實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部物流、資金流、信息流的有效集成；加強(qiáng)客戶(hù)管理和客戶(hù)溝通；實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)協(xié)同辦公和知識(shí)管理，從而提升企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)能力。
選擇軟件供應(yīng)商
信息化建設(shè)項(xiàng)目確定后，信息中心根據(jù)目前主流技術(shù)，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)及發(fā)展需要，從軟件平臺(tái)技術(shù)、軟件功能、軟件價(jià)格、實(shí)施周期、軟件升級(jí)、售后服務(wù)、客戶(hù)反映等方面考察分析了深圳科網(wǎng)聯(lián)、方正、聯(lián)想、藍(lán)凌、首信、金蝶和金和等多家軟件供應(yīng)商。最后選用了科網(wǎng)聯(lián)印刷ERP(三層C/S結(jié)構(gòu))、藍(lán)凌EKP（IBMDomino平臺(tái)）、金蝶集團(tuán)財(cái)務(wù)管理軟件和北大方正電子有限公司研發(fā)的中國(guó)藝術(shù)品資源共享平臺(tái)。平臺(tái)選擇Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合HP 虛擬服務(wù)器和動(dòng)成長(zhǎng)技術(shù)構(gòu)建存儲(chǔ)和應(yīng)用平臺(tái)，以J2EE為核心架構(gòu)。
規(guī)范內(nèi)部業(yè)務(wù)和辦公流程
現(xiàn)行印刷企業(yè)業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)為面向過(guò)程、最終產(chǎn)品不定型、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和工藝參數(shù)隨定單要求而變化、工序繁多、工藝流程復(fù)雜多變，非增值環(huán)節(jié)多，信息傳遞緩慢，流程效率低下，難以及時(shí)捕獲迅速變化的市場(chǎng)機(jī)會(huì)，致使整個(gè)企業(yè)效率與效益低下、競(jìng)爭(zhēng)力弱，對(duì)市場(chǎng)形勢(shì)與用戶(hù)需求的變化反應(yīng)遲鈍，應(yīng)變能力差。
ERP、EKP等系統(tǒng)融入了現(xiàn)代管理理念和方法。它要求企業(yè)必須建立起面向客戶(hù)的、規(guī)范、高效的業(yè)務(wù)流程和辦公流程體系。為此，雅昌集團(tuán)公司按照科網(wǎng)聯(lián)印刷ERP和藍(lán)凌EKP的要求對(duì)公司內(nèi)部采購(gòu)管理、訂單管理、生產(chǎn)計(jì)劃、物料出入庫(kù)管理、文件簽批、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)等業(yè)務(wù)和辦公流程進(jìn)行了有效規(guī)范、調(diào)整和改進(jìn)，為ERP、EKP等系統(tǒng)的順利實(shí)施提供了保證。
信息系統(tǒng)實(shí)施
信息化項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，會(huì)遇到各種各樣的阻力，會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題。為了保證信息化項(xiàng)目的順利實(shí)施，雅昌經(jīng)驗(yàn)可以總結(jié)為以下七點(diǎn)：1)正確處理好十種關(guān)系。一個(gè)企業(yè)的管理信息系統(tǒng)能否成功實(shí)施，關(guān)鍵是要踏踏實(shí)實(shí)地處理好十個(gè)“R”（Relationship），包括領(lǐng)導(dǎo)與員工、技術(shù)與業(yè)務(wù)、企業(yè)自身與供應(yīng)廠商、遠(yuǎn)景與近期、數(shù)據(jù)與流程、準(zhǔn)備與實(shí)施、整體與局部、技術(shù)與管理、軟件與服務(wù)、產(chǎn)品與項(xiàng)目等十大關(guān)系；
(2)建立嚴(yán)格、規(guī)范的項(xiàng)目管理體系：這是信息化項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、按量完成的重要保障；
(3)不遺余力地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)層支持；
(4)擱置不確定性，保障實(shí)施進(jìn)度；
(5)高度重視系統(tǒng)實(shí)施人員及系統(tǒng)操作、使用人員的培訓(xùn)工作；
(6)推進(jìn)專(zhuān)員管理措施；
(7)重視和建立公司制度保障。
讓信息系統(tǒng)發(fā)揮威力
信息系統(tǒng)的建設(shè)成功并不意味著應(yīng)用成功。許多企業(yè)信息系統(tǒng)建完以后，由于跟以前習(xí)慣了的操作流程不同，很多員工會(huì)抱怨，而出現(xiàn)抵制情緒。那么如何能保證信息系統(tǒng)的成功應(yīng)用，發(fā)揮其信息系統(tǒng)的應(yīng)有作用，雅昌有他們的一套成功經(jīng)驗(yàn)。
全員培訓(xùn)，分級(jí)指導(dǎo)：信息系統(tǒng)建好以后，對(duì)于系統(tǒng)如何使用，先進(jìn)行必要的培訓(xùn)。培訓(xùn)中，不可以有相關(guān)員工不參加培訓(xùn)，尤其是對(duì)各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)更不能缺少。培訓(xùn)之后，在工作中，還得對(duì)各級(jí)人員進(jìn)行必要的指導(dǎo)。
發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)系統(tǒng)：信息化建設(shè)比較理想的模式是技術(shù)與管理互相促進(jìn)，管理信息系統(tǒng)促進(jìn)管理水平的提高，反過(guò)來(lái)管理水平的提高能夠讓企業(yè)的決策者下更大的決心、以更大的投入來(lái)做好管理信息化的工作，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)像一個(gè)DNA雙螺旋模型結(jié)構(gòu)、持續(xù)上升的結(jié)構(gòu)。
制度保障、激勵(lì)員工：如果沒(méi)有相應(yīng)的制度保證，那么信息系統(tǒng)建好以后，會(huì)形同虛設(shè)。只有通過(guò)制訂相關(guān)的規(guī)章制度，促使員工及時(shí)錄入和處理信息、要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)系統(tǒng)及時(shí)簽批和處理文件。雅昌每年評(píng)選信息系統(tǒng)應(yīng)用優(yōu)秀員工，并給予獎(jiǎng)勵(lì)，固化了員工運(yùn)用新的信息系統(tǒng)的行為。
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