在過去的一年半里，新技術的出現(xiàn)、郵資的上漲和市場環(huán)境的變化促使人們開始利用賬單、發(fā)票和通知等事務性文件與自己的客戶建立長期的銷售關系?，F(xiàn)在，很多公司都開始用這種通訊材料與客戶展開對話，并在傳遞交易信息的同時，宣傳自己的產(chǎn)品和服務。人們把市場的這種變化稱為“事務性促銷文件的革命”，它能讓營銷公司通過更有吸引力和更容易理解的賬單鼓勵客戶購買自己的產(chǎn)品。
關鍵驅動力
目前，事務性促銷文件的發(fā)展主要受到四個因素的推動：
營銷公司對接觸客戶的強烈渴望
技術的進步
郵寄成本的節(jié)約
首席營銷官面對的挑戰(zhàn)
接觸客戶
雖然各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)層出不窮，但有一點是肯定的：當今的客戶要面對很多與自己無關的營銷信息。營銷公司想要通過新的途徑與客戶進行交流，使他們擺脫垃圾信息的困擾。隨著有越來越多的公司開始關注營銷活動的投資回報率，營銷公司必須找到新的通訊方法，把有價值的信息順利地傳達給潛在客戶。但不幸的是，很多傳統(tǒng)的通訊方法都無法確定客戶到底接收到了哪些信息。更糟糕的是，很多客戶甚至會把你的促銷信息當作垃圾信息過濾掉。
但是不管在什么情況下，客戶總是會打開并認真閱讀自己收到的賬單或通知。由于95%的事務性文件都會被客戶打開和閱讀，所以它們也就成為了向客戶傳遞信息的最佳載體。有研究表明，消費者一般要花一到三分鐘的時間去閱讀一份賬單——這也是營銷公司能夠用事務性促銷文件來引起收信人注意的時間。
此外，從InfoTrend公司在2006所做的《郵件的未來》的研究報告中，我們可以看出，有三分之二的受訪者在帶有廣告插頁的傳統(tǒng)賬單和印有圖案和交易信息的事務性促銷文件中選擇了后者。盡管事務性促銷文件的成本比一般文件要高一些，但很多營銷公司都發(fā)現(xiàn)，這種文件創(chuàng)造的經(jīng)濟效益完全能夠抵消它們當初對它所做的投資。
技術的進步
從數(shù)字彩色噴墨打印機到應用軟件，從內(nèi)容管理系統(tǒng)到工作流程解決方案，現(xiàn)在的市場上有很多能夠促進事務性促銷文件的應用和發(fā)展的技術。這些技術為企業(yè)打開了利用事務性文件中的數(shù)據(jù)與客戶進行個性化交流的大門。
顯然，數(shù)字彩色印刷機也是推動事務性促銷市場向前發(fā)展的一個主要因素。由于這些印刷機的性價比和印刷質量已經(jīng)得到了顯著的提高，所以企業(yè)能夠更容易地把彩色的交易信息與促銷信息整合在同一個文件中——其中包括文字、圖像和優(yōu)惠券——從而引起客戶的注意。還有研究表明彩色的印刷信息比用黑色油墨印刷的信息更具有吸引力而且也更容易保存。
過去，人們要想使用彩色的事務性文件總是要面對一個障礙，那就是頁面的單位印刷成本太高。但是現(xiàn)在，數(shù)字印刷機的操作成本已經(jīng)有了顯著的下降，每一個頁面的印刷成本甚至降低到了3到10美分。最新的統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，用數(shù)字彩色印刷機來印刷事務性文件的企業(yè)已經(jīng)從2002年的39%升高到了2007 年的46%。目前，彩色和個性化信息所創(chuàng)造的經(jīng)濟效益已經(jīng)比黑白信息多出了80%，而且彩色文件的生產(chǎn)成本也在不斷下降。
在對事務性促銷文件的生產(chǎn)成本進行分析的過程中，InfoTrends公司發(fā)現(xiàn)在對一個四頁文擋進行印刷的過程中，如果對文檔的第1頁和第3頁進行彩色印刷，而對它的第2頁和第4頁進行黑白印刷，那么它的單位印刷成本只與用黑色油墨在預先印好的彩色表格里進行印刷的成本相差0.0654美元?，F(xiàn)在的問題是：你的客戶是否值得為每一頁文件多付出0.0654美元的成本？我相信很多企業(yè)而言都會給出肯定的答案，因為它們發(fā)現(xiàn)這項投資能為自己帶來更多新的收入。
此外，還有很多新型數(shù)字彩色印刷機和現(xiàn)有產(chǎn)品的升級版都能幫助企業(yè)實現(xiàn)文件的彩色印刷?？逻_、惠普、InfoPrint解決方案公司、施樂、佳能和奧西等著名的設備供應商都能為廣大客戶提供適合印刷事務性促銷文件的高質量解決方案。
技術的進步將使33%的事務性文件在2010年以前實現(xiàn)數(shù)字彩色印刷。此外，大多數(shù)營銷公司都意識到了彩色印刷的重要作用，并表示要對這項技術進行投資。
郵寄成本的節(jié)約
事務性促銷文件的一大好處就是能最大限度地利用事務性文件，將促銷信息和其他信息整合到這一個文件中去，從而達到節(jié)省郵費的目的。當然，人們還可以把插頁加到郵件中，從而加大郵件的質量，保證它們不會被人們忽略。但是由于收件人往往會把信封里的插頁取出（至少有三分之二的人都會這樣做），所以很多發(fā)信人對插頁的宣傳效果感到不太滿意。事務性促銷文件給發(fā)信人帶來了用新型通訊方法引起收件人注意的機會。在很多情況下，事務性促銷文件能在不增加郵費的前提下向潛在客戶傳達更多的相關信息，它是一種新型、獨特而又有效的通訊手段。
首席營銷官面對的挑戰(zhàn)
事務性促銷文件能對營銷效率產(chǎn)生重大影響，幫助首席營銷官們提高自己在工作上的表現(xiàn)。今天的首席營銷官們要面對很多前所未有的挑戰(zhàn)，例如新的分銷渠道、24/7的全球經(jīng)濟模式、提高營銷投資回報率的巨大壓力和掌握日新月異的先進技術等。營銷公司也必須要更有效地劃分市場區(qū)域，通過連續(xù)不斷的促銷活動、多種分銷渠道和綜合性促銷材料吸引新客戶，找到交叉銷售和向上銷售的機會，最大限度地挖掘客戶的價值。
為了迎接上述挑戰(zhàn)，首席營銷官們需要從以下幾個方面得到支持：
拉近與客戶的距離
對客戶有綜合性的認識，并利用新技術去對客戶進行了解。
壓縮宣傳活動從設計到執(zhí)行的周期（賬單和事務性文件一般需要一個月左右的時間，這也為首席營銷官 們留出了計劃的余地）。
利用低成本的電子媒體，例如：網(wǎng)絡、電子郵件和短信等。
測量營銷活動的效果
確定營銷活動的投資回報率
事務性促銷文件能在各個方面給首席營銷官們帶來幫助，使他們成為印刷服務供應商不可或缺的合作伙伴。
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