這是系列文章，是一個在印刷領(lǐng)域奮斗了八年的印刷行業(yè)信息化管理推廣者的看法和見解。文章包括三個部分：印包業(yè)亟待印包業(yè)的ERP；我們應(yīng)該對印包ERP抱什么期望？印包ERP選型注意事項(xiàng)……
這些文章也許能對尚不了解ERP和打算使用ERP的行業(yè)人士有所幫助……
ERP，是三個英文單詞Enterprise Resourse Plan的縮寫，意思是企業(yè)資源計劃。ERP源起于西方制造業(yè)，其使命是利用電腦等信息工具，按照科學(xué)的工作流程，采集企業(yè)各方面資源信息，通過對這些信息的繼承，處理，對比，分析等，提高企業(yè)的工作效率，堵塞管理漏洞，減少忘事誤工大意等差錯，從而達(dá)到挖掘潛能，擴(kuò)大收入，降低成本，增加利潤的目的。
自開始推廣之日起，ERP就一直處于行業(yè)化的演變之中。具體到印包業(yè)，簡單說來，與制造業(yè)ERP之最大不同處就是制造業(yè)以BOM，即物料清單為數(shù)據(jù)流的起點(diǎn)和成本核算的中心。訂貨數(shù)量一旦產(chǎn)生，該訂單的物料需求計劃即自動生成。而印包業(yè)不是這樣，因?yàn)橛“鼧I(yè)的不同訂單在用料和工藝上的要求經(jīng)常是不一樣的，不存在標(biāo)準(zhǔn)的BOM，如果套用傳統(tǒng)ERP的設(shè)計理念，即以BOM為中心，用戶就需要日復(fù)一日的建立大量的BOM，并且常常需要修改BOM數(shù)據(jù)，這種工作量是很大的，使用起來也是很麻煩的，違背了ERP提高效率的初衷。因此，印包業(yè)需要適合本行業(yè)的ERP。
眾所周知，印刷行業(yè)已經(jīng)進(jìn)入了微利時代。在2000年前后的行業(yè)發(fā)展階段，大家基本都不缺活干，只要多買設(shè)備，就能增加利潤；微利時代，單靠增加設(shè)備和活量就能增加利潤的做法已經(jīng)行不通了，如果沒有精細(xì)化管理，一個活虧錢也是正?，F(xiàn)象。這就對印刷廠的管理能力提出了較高的要求。新勞動法出臺以后，國內(nèi)所有公司的用人成本和風(fēng)險都大大增加，對印刷這個勞動密集型行業(yè)來說影響更大。在這種形勢下，靠信息化建設(shè)加強(qiáng)管理，靠信息化管理提高效率，降低成本，增加利潤逐漸成為大勢所趨，勢在必行的業(yè)界共識。
作者簡介：
朱字典：2001年開始從事印包業(yè)信息化建設(shè)的推廣工作，從那時起，一直戰(zhàn)斗在印包業(yè)ERP推廣的最前線。為中國為數(shù)不多的集深厚的理論知識與豐富的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)于一身的資深人事之一，現(xiàn)任北京工信信息技術(shù)有限公司總經(jīng)理。
我們應(yīng)該對印包ERP抱什么期望？
從業(yè)多年，與很多印刷廠聊過，大家對ERP的期望有很大不同。有些希望把生產(chǎn)單管起來就得了，有些希望建立對各部門數(shù)據(jù)的規(guī)范的管理，有些希望借助ERP減少工作量，有些希望能借自動提醒減少差錯。站在業(yè)內(nèi)人士的立場，概括說來，大家對ERP的期望應(yīng)該有以下四個層次：
1． 采集數(shù)據(jù)。
傳統(tǒng)的管理方式下，印刷廠各部門的數(shù)據(jù)都保存在紙質(zhì)單據(jù)上，如業(yè)務(wù)部的訂單、生產(chǎn)部的生產(chǎn)單、采購的采購單、庫房的入出庫單等。用了ERP之后，這些單據(jù)上的信息都可以保存在軟件里面，并且由于數(shù)據(jù)采集的方式不同，軟件采集數(shù)據(jù)的效率和準(zhǔn)確性都會大大提高，這些方式包括從上個流程直接提取數(shù)據(jù)、公式自動計算、下拉菜單選擇等。例如在《工信印包ERP》中，生產(chǎn)單由訂單生成，申購單由生產(chǎn)單生成，采購單由申購單生成，入庫單由采購單生成、領(lǐng)料單由生產(chǎn)單生成、回款由訂單生成。從訂單、生產(chǎn)單、排產(chǎn)單、到入庫單、出庫單和領(lǐng)料單、送貨單整套單據(jù)填寫下來，傳統(tǒng)手工要用一小時的活，使用ERP流程二十分鐘不到就完了。
2． 數(shù)據(jù)共享
在ERP中，業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、庫房等部門的數(shù)據(jù)都是聯(lián)動的，一個部門的最新數(shù)據(jù)會實(shí)時共享給相關(guān)的部門，例如庫房出庫之后，最新的庫存量會實(shí)時共享給業(yè)務(wù)和生產(chǎn)部門；業(yè)務(wù)部填寫了訂單，財務(wù)部會立刻出現(xiàn)一筆應(yīng)收款；財務(wù)部銷了賬，最新的欠款數(shù)會立刻共享給業(yè)務(wù)部等。
3． 控制和提醒
為了嚴(yán)格流程化管理，減少工作中人的主觀因素；為了嚴(yán)格庫房管理，降低材料浪費(fèi)，印刷廠需要對如下環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制：訂單保存后須經(jīng)審核才能開工的控制、材料出庫數(shù)量不能高于生產(chǎn)單規(guī)定的用料數(shù)量的控制等。
為了減少溝通環(huán)節(jié)，提高效率，為了減少差錯，避免忘事誤事，造成損失，為了加強(qiáng)生產(chǎn)進(jìn)度管理，保證按時交工，ERP需要有對如下環(huán)節(jié)的自動提示，例如客戶信譽(yù)度提示、訂單價格太低提示、有訂單等待審核提示、審核過的訂單等待生成生產(chǎn)單提示、開工時間遲于規(guī)定時間提示、完工時間遲于規(guī)定時間提示、物料庫存過低或過高提示、待送貨產(chǎn)品提示、員工生日提示等。
4． 輔助決策
輔助決策是ERP的最終使命，是ERP對于決策層的最大意義。除了一般軟件都能提供的期間簽單總賬、明細(xì)賬、應(yīng)收已收欠款賬、應(yīng)付已付未付賬等等之外，印包ERP應(yīng)該還能提供針對每個訂單的包括材料成本、人工成本、外協(xié)成本在內(nèi)的訂單成本核算表，包括印刷廠各環(huán)節(jié)的產(chǎn)值統(tǒng)計表，表現(xiàn)每個客戶的總流水、總成本、總利潤和平均利潤率用來幫助印刷包裝廠確定未來重點(diǎn)服務(wù)對象的客戶價值分析表，表現(xiàn)每個種類印刷品的總流水、總成本、總利潤和平均利潤率用來幫助印刷包裝廠確定未來業(yè)務(wù)發(fā)展重點(diǎn)的印品價值分析表，表現(xiàn)每個業(yè)務(wù)員的總流水、總成本、總利潤和平均利潤率用來幫助印刷包裝廠全面評價業(yè)務(wù)員價值的業(yè)務(wù)員價值分析表等等。
印包ERP選型注意事項(xiàng)
眾所周知，ERP的成功率一直是困擾用戶的一個問題，很多用戶費(fèi)了大量的時間和精力之后仍不得不放棄投了巨資的ERP系統(tǒng)。筆者所在公司的現(xiàn)有用戶中就有不少曾經(jīng)上過一波兩波，甚至三波四波的ERP，最后選用了《工信印包ERP》才真正實(shí)現(xiàn)了信息化管理。為了幫助大家在上ERP的時候少走彎路，提高成功率，減少資金和時間的投入，筆者特把從業(yè)多年的經(jīng)驗(yàn)寫出來，與大家分享。
一. 買產(chǎn)品還是量身定制？
由于耳聞目睹了太多的失敗案例，很多用戶都把量身定制作為ERP救贖的法寶。實(shí)際情況是什么呢？出乎大多數(shù)人的預(yù)料，在行業(yè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)中，購買現(xiàn)成產(chǎn)品的應(yīng)用成功率遠(yuǎn)比量身定制要高得多。為什么呢？因?yàn)榱可矶ㄖ浦芷陂L，期間需求容易變，由于先期投資限制的存在，最后軟件供應(yīng)商往往不勝其煩，而這時用戶由于沒看到效果也不愿意追加投資，結(jié)果雙方都沒有了往下進(jìn)行的動力，只能放棄，這是其一；第二個原因是量身定制成本高，這個成本不止體現(xiàn)在資金投入上，還體現(xiàn)在時間和精力投入上。量身定制需要調(diào)研、開發(fā)、測試、試運(yùn)行、發(fā)現(xiàn)問題、再修改，這是個循環(huán)往復(fù)的過程。同樣多的功能直接用產(chǎn)品肯定比量身定制在時間的投入上節(jié)約很多倍。第三個原因是量身定制功能容易受限制：開發(fā)商在開發(fā)產(chǎn)品的時候總是盡力考慮到各類用戶各類可能的應(yīng)用需求，盡力采用最科學(xué)合理的流程，盡力使產(chǎn)品更靈活適用面更寬，而量身定制由于只需要考慮用戶當(dāng)時提出的需求，所有在設(shè)計開發(fā)上肯定比不上產(chǎn)品的靈活性。
二. 找專業(yè)廠商還是找個人？
也許不少用戶都希望找個人開發(fā)實(shí)現(xiàn)信息化管理，找個人開發(fā)確實(shí)也有不少好處，例如可以學(xué)習(xí)很多知識，成本更低，說什么聽什么等。但鑒于筆者所在公司有不少用戶以前都有找個人開發(fā)的失敗經(jīng)歷，所以筆者強(qiáng)烈建議用戶找專業(yè)廠商合作，原因如下：
5．專業(yè)廠商的服務(wù)和升級有保障。業(yè)內(nèi)人事都知道，沒有服務(wù)支持的ERP是不能用的，因?yàn)檐浖诟鞣N軟硬件環(huán)境運(yùn)行，一旦軟硬件環(huán)境發(fā)生改變（這是很正常的，例如硬件更換，系統(tǒng)升級等），ERP就隨時有可能發(fā)生故障，發(fā)生故障后，如果沒有及時的服務(wù)，ERP就立刻就不能用，這時候，ERP應(yīng)用的越深入，企業(yè)受影響就會越大。個人有自己的本職工作，不能像專業(yè)廠商一樣，設(shè)有專門的售后服務(wù)部門，所以不能保證及時的售后服務(wù)，保證不了高水平較深入的ERP應(yīng)用。
6．專業(yè)廠商有現(xiàn)成的產(chǎn)品，因?yàn)椴恍枰_發(fā)，所以成本較低。開發(fā)好的ERP對人才的要求有三個：懂計算機(jī)、懂生產(chǎn)、懂管理。個人往往只能滿足第一個要求，為了開發(fā)ERP，印刷廠需要派人，并且往往是高層管理人員，給技術(shù)人員講生產(chǎn)、講管理，反復(fù)修改，工期長，費(fèi)時費(fèi)力。
7． 現(xiàn)成的產(chǎn)品久經(jīng)考驗(yàn)，使用起來更可靠。專業(yè)廠商的產(chǎn)品建立在很多家印刷廠的需求之上，為了讓更多的客戶能夠直接使用，很注重產(chǎn)品的靈活性和適用性。而個人開發(fā)只限于一個印刷廠的當(dāng)時能想到的管理需求，在靈活性和適用性上肯定要大打折扣。
三. 技術(shù)架構(gòu)的選擇，B/S or C/S？
所有的管理軟件在技術(shù)架構(gòu)上分為B/S和C/S兩種。C/S架構(gòu)由于產(chǎn)生時間長，應(yīng)用者多而居于主流，B/S架構(gòu)的軟件由于早期開發(fā)成本高，現(xiàn)在只有工商行政電信等部門和行業(yè)應(yīng)用較為普遍。但B/S架構(gòu)顯然是未來應(yīng)用的趨勢，舉例來說，B/S架構(gòu)更方便廣域網(wǎng)應(yīng)用并且只需在服務(wù)器上安裝，考慮到現(xiàn)在印刷廠辦公場地的部署很多都是業(yè)務(wù)部在城里，廠房在郊區(qū)，還有些印刷廠在多個地區(qū)有分公司，這就必然帶來異地實(shí)時管理的需求，B/S在這一點(diǎn)上的優(yōu)勢是顯而易見的。而C/S架構(gòu)的軟件除了在服務(wù)器上安裝之外，還要在每一臺客戶端電腦上安裝。由此延伸到使用體驗(yàn)上，B/S架構(gòu)的軟件只要服務(wù)器工作正常，所有聯(lián)網(wǎng)的電腦都能正常使用；而C/S架構(gòu)的軟件只要客戶端程序出了問題，那個客戶端電腦也不能使用軟件了。從這個角度上講，B/S的系統(tǒng)運(yùn)行更穩(wěn)定。
四. 關(guān)于單據(jù)的內(nèi)容，有必要較真嗎？
用戶在對供應(yīng)商提要求時，最常見的一個問題是“現(xiàn)在軟件的單據(jù)與我們?nèi)粘Ｊ褂玫膯螕?jù)長得不一樣，能否按我們現(xiàn)在的樣式修改？”其實(shí)這是不盡合理也是不必要的，因?yàn)楝F(xiàn)有的單據(jù)內(nèi)容是適應(yīng)手工管理的需要而產(chǎn)生的，ERP管理自有ERP管理的特點(diǎn)，肯定要有所調(diào)整；另外ERP產(chǎn)品的單據(jù)內(nèi)容肯定不會完全符合任何一個印刷廠的實(shí)際，因?yàn)樗皇轻槍δ硞€印刷廠量身定制的，它是開發(fā)商建立在多年的印刷廠信息化管理經(jīng)驗(yàn)，綜合了很多個印刷廠的單據(jù)共性開發(fā)出來的。也許每個印刷廠在初期的使用中都不太習(xí)慣，但經(jīng)過熟悉一段時間后，肯定可以使用。切記不要追求單據(jù)內(nèi)容的全面，最重要的是單據(jù)內(nèi)容能否靈活自定義，因?yàn)榧词巩?dāng)時看起來是全面的，以后也可能有新情況；而只要軟件有了足夠的靈活性，即使以后發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不夠用，用戶自己也可以再添加。
五. 一定要考慮角色（部門）和權(quán)限的可擴(kuò)展性
這是一個最容易犯錯誤的地方，也是導(dǎo)致很多ERP最終失敗的重要原因之一。用戶在考察ERP的時候，考慮的往往是當(dāng)時的部門和當(dāng)時的各部門權(quán)限，據(jù)此做出是否購買的決定。用戶往往忽略了以后部門調(diào)整的方向和以后權(quán)限的分配，如果以后需要調(diào)整，而ERP沒有這種可擴(kuò)展性和靈活性，企業(yè)就會受制于 ERP，等到不能忍受的時候，也就是ERP被放棄的時候。其實(shí)好的ERP應(yīng)該允許用戶自定義角色，并且允許用戶自定義各角色的功能，包括對每個功能的“增加、修改、刪除、查看和另存”等操作權(quán)限的自定義。
六. 軟件的自動提醒功能
很多用戶在對ERP的期待中都有自動提醒這個功能，但往往不清楚自己想要的提醒方式是什么樣的，例如登錄軟件后自動彈出提醒窗口，或者需要提示的信息背景以提醒顏色顯示，或者需要注意的信息用戶自己可以檢索出來等等。不同的提醒方式對用戶帶來的方便程度肯定不一樣，用戶要注意明確提出自己的喜好。
七. 查詢功能
開發(fā)軟件的時候，開發(fā)商通常會問用戶一般會按照哪些條件去查詢，例如對訂單的查詢。用戶一般會告訴開發(fā)商，會按客戶名稱、印品名稱、業(yè)務(wù)員、下單日期進(jìn)行查詢，然后開發(fā)商就會提供給用戶以上四個查詢條件。訂單上往往有好幾十個信息欄目，其實(shí)每個欄目都有作為查詢條件的可能性，例如查詢訂單也有可能需要按照印品種類、訂單金額的區(qū)間、欠款金額的區(qū)間、某個特定的工藝等進(jìn)行查詢，如果只提供了事先設(shè)定的個別查詢條件，用戶想按照其它條件進(jìn)行查詢時就不可能了。其實(shí)用戶真正需要的是類似百度的那種即可以精確查詢，又可以模糊查詢，即可以按照數(shù)字區(qū)間查詢，也可以按照日期區(qū)間查詢的軟件。
八. 要報表工具還是一個個既定的報表？
用戶對ERP通常有四個層次的期望：采集數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)共享、控制和提醒、輔助決策，其中輔助決策靠的就是報表。初級的用戶最喜歡的往往是一個個明確的報表，就是那些報表名稱清楚，報表內(nèi)容固定的報表。這樣的報表有些印刷廠要求有10種，有些要求有20種，有些要求有50種，甚至更多，更多的報表肯定有更多的作用，因?yàn)槿魏稳硕疾粫]事找事故意給自己找麻煩。一個好的ERP不應(yīng)該僅提供給用戶他們提出要求的報表，而應(yīng)該提供基于各部門數(shù)據(jù)的所有能夠組合出來的報表。報表的意義來自橫向維、縱向維和報表的內(nèi)容范疇，這三個項(xiàng)目隨意變化一個，出來的都是不同意義的報表。說白了，好的ERP的報表要允許用戶自定義報表的橫向維、縱向維和報表的內(nèi)容，要提供給用戶的是報表工具，而不是一個個定死了縱向維、橫向維和報表內(nèi)容的報表。
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