編者按：文件管理系統(tǒng)最新的發(fā)展趨勢和它所取得的進(jìn)步已大大出乎了人們的意料，并表現(xiàn)出了取代紙張存儲(chǔ)方式的可能性。
你也許在電視和很多雜志上都看到過高端壁櫥系統(tǒng)的廣告，這些壁櫥都擁有配套的架子和抽屜，能將顏色相近的衣服和其他物品很好地歸納在一起。換句話說，這些產(chǎn)品能幫你對衣物進(jìn)行合理的分類，從而讓你在最短的時(shí)間內(nèi)找到自己最喜歡的那件藍(lán)色羊絨衫。文件管理系統(tǒng)的工作原理就與這種壁櫥系統(tǒng)一樣。
文件管理解決方案能有效地將一個(gè)公司的紙制和數(shù)字文件掃描成電子文件，對它們進(jìn)行分類或排序，并把它們儲(chǔ)存在一個(gè)中央數(shù)據(jù)庫里。當(dāng)用戶有需要的時(shí)候，可以在任何地方和任何地點(diǎn)調(diào)用其中的數(shù)據(jù)。雖然不同的經(jīng)銷商和市場對這種系統(tǒng)有著不同的稱呼——從文件管理系統(tǒng)（DM）到信息關(guān)系管理系統(tǒng)（IRM）再到企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)（ECM）——但它已經(jīng)成為了很多企業(yè)和垂直市場的核心元素，特別是在醫(yī)療保健、金融、法律和保險(xiǎn)等事務(wù)性領(lǐng)域。
OIT （Optical Image Technology）公司的銷售和專業(yè)服務(wù)副總裁Jim Thumma說：“僅僅是在五年以前，很多人都還不知道什么是文件管理。但是現(xiàn)在，不管你是否愿意，它都已經(jīng)成為了你必須具備的一個(gè)管理系統(tǒng)。整個(gè)世界已經(jīng)完成了向數(shù)字化技術(shù)的轉(zhuǎn)變，你要想保持競爭力或維持最基本的生存，就必須找到一個(gè)能夠管理信件、傳真、電子郵件和影音文件等各種信息的方式。”
FileVision公司戰(zhàn)略業(yè)務(wù)開發(fā)副總裁Laurie Shufeldt說：“文件管理解決方案不僅能把紙張文件轉(zhuǎn)變成電子文件，而且能對所有類型的信息進(jìn)行管理，這對于提高企業(yè)運(yùn)營效率有著至關(guān)重要的作用。如果說文件管理解決方案在五年前還只是一個(gè)管理文件的系統(tǒng)，那么現(xiàn)在它已經(jīng)成為了提高企業(yè)整體生產(chǎn)力的理想選擇。”
回報(bào)
文件管理解決方案能以最快的速度和最簡便的方式將文件交到你的員工和客戶手中。無論是位于香港的生產(chǎn)車間，還是位于美國的銷售總部，都能拿到同一份產(chǎn)品的發(fā)貨單。你甚至可以從住在芝加哥的醫(yī)生那里或費(fèi)城的急診室里獲得一個(gè)病人重要的醫(yī)療數(shù)據(jù)和X光片。
施樂DocuShare業(yè)務(wù)單元的高級(jí)產(chǎn)品經(jīng)理Colman Murphy指出：“最近的研究表明，企業(yè)大約要把自己10%到15%的營業(yè)收入花在與文件有關(guān)的成本上。這已經(jīng)達(dá)到了它們在研發(fā)上所投入的資金的三倍。企業(yè)每年大約要生產(chǎn)出4.5萬億個(gè)硬拷貝頁面，而知識(shí)型員工每天要把20%的工作時(shí)間花在尋找文件信息上，而且他們在一半的情況下是找不到自己所需要的信息的。所幸的是，文件技術(shù)和功能始終都在以驚人的發(fā)生著變化，而且這種變化將為企業(yè)帶來更多的發(fā)展?jié)摿??！?/P>
DocuWare公司總裁Greg Schloemer介紹說他們的文件管理系統(tǒng)在近日剛剛完成安裝和試運(yùn)行，并且收到了非常理想的使用效果，其中包括生產(chǎn)力和生產(chǎn)效率的提高，員工知識(shí)水平的提升、產(chǎn)品質(zhì)量的加強(qiáng)以及客戶服務(wù)的改進(jìn)等。這一切都為企業(yè)帶來了更高的經(jīng)營利潤。他說：“試想一下，如果你的員工能夠迅速回答客戶提出的問題，而不必再把電話回?fù)苓^去，那是多么美妙的一件事啊。員工只要擁有完整的信息，就能對客戶的要求及時(shí)地做出反應(yīng)，客戶的滿意度也將達(dá)到大幅度的提高。這樣一來，他們不但會(huì)把更多的業(yè)務(wù)交給你們公司，而且還有可能把你推薦給他的同行。此外，員工對自己的工作也將感到非常滿意。他們不會(huì)隨意離開你的公司，你也不必花大價(jià)錢去重新聘請和培訓(xùn)員工。我相信，通過使用先進(jìn)的文件管理系統(tǒng)，你最終能實(shí)現(xiàn)提高員工工作效率，讓他們在特定時(shí)間內(nèi)完成更多工作的目標(biāo)。”
Thumma為我們指出了文件管理所具有的很多好處。他說：“文件管理能幫企業(yè)更快更有效地工作，找到自己所需要的東西，消除復(fù)制信息的麻煩以及為企業(yè)內(nèi)外的人員提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息。”此外，文件管理系統(tǒng)不但能讓企業(yè)減少耗材浪費(fèi)，而且還能讓員工把主要精力集中在有意義的事情上，而不必花大力氣去填充和搜索信息。
Laserfiche公司的業(yè)務(wù)開發(fā)副總裁Dave Lakness提到了自己一個(gè)客戶的例子。來自金融服務(wù)領(lǐng)域的Transamerica公司在美國的很多個(gè)地方都擁有分支機(jī)構(gòu)和銷售人員，因此，它也能更深切地體會(huì)文件管理技術(shù)所具有的好處。在Laserfiche文件管理系統(tǒng)的幫助下，Transamerica公司總部的工作人員可以看到全國各地的客戶在當(dāng)天填寫的新帳號(hào)申請表。聯(lián)網(wǎng)用戶可以把自己的檔案發(fā)送給Transamerica公司，而非聯(lián)網(wǎng)客戶可以在能夠登陸該公司網(wǎng)站的時(shí)候再發(fā)送個(gè)人檔案。
文件管理解決方案幫很多企業(yè)節(jié)約了資金，愉悅了客戶并取得了快速的增長。Thumma說：“隨著經(jīng)濟(jì)狀況在很多行業(yè)里日益疲軟，高效的文件管理系統(tǒng)已經(jīng)使很多企業(yè)在增強(qiáng)服務(wù)的同時(shí)降低了成本、擴(kuò)大了自己的客戶群和信息量。有些公司甚至發(fā)現(xiàn)文件管理能夠使他們站在收購其他企業(yè)的位置上，而不是被別人收購?！?/P>
必選技術(shù)
2002 年，美國國會(huì)通過了薩班斯－奧克斯利法案法案（Sarbanes-Oxley Act, 簡稱SOX 法案），該法案將提供可追蹤和可審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告變成了企業(yè)的一項(xiàng)法律責(zé)任。而Gramm-Leach-Blilely法案則要求企業(yè)實(shí)施客戶數(shù)據(jù)使用的問責(zé)制。這些保護(hù)客戶隱私信息的法律法規(guī)的出臺(tái)使文件管理變成了大多數(shù)企業(yè)必須選擇的一項(xiàng)技術(shù)。
Thumma指出：“嚴(yán)格的政府和行業(yè)法規(guī)已經(jīng)對客戶需求產(chǎn)生了重大的影響，并促進(jìn)了文件管理技術(shù)的發(fā)展。在經(jīng)歷了安然事件等一系列丑聞之后，遵守相應(yīng)的法規(guī)已經(jīng)不再是一種奢侈，而是一種必要的行為了?！?/P>
Lakness聲稱自動(dòng)生成報(bào)告能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)省大量的時(shí)間和資金。他說：“手工操作的成本非常昂貴，所以我們必須要采取措施提高企業(yè)的自動(dòng)化水平。”
Shufeldt認(rèn)為文件管理系統(tǒng)就像自己的得力助手一樣重要，而且它還應(yīng)該得到更廣泛的應(yīng)用。
Shufeldt說：“在當(dāng)今的商業(yè)市場上，企業(yè)不應(yīng)該只購買一個(gè)能幫他們保證數(shù)據(jù)安全的系統(tǒng)，而是 應(yīng)該引進(jìn)一種能夠改善整體經(jīng)營和生產(chǎn)力的方法，并通過這個(gè)新的信息儲(chǔ)存、管理和訪問方法，使客戶信息得到更全面的保護(hù)?！?/P>
Shufeldt補(bǔ)充說：“五年以前，文件管理系統(tǒng)還只是在財(cái)務(wù)等需要保持紀(jì)錄的關(guān)鍵部門里使用，但是現(xiàn)在，它應(yīng)該在企業(yè)的每一個(gè)部門里得到有效的應(yīng)用?！?/P>
工作流程
在一個(gè)成功的應(yīng)用中，工作流程應(yīng)該與文件管理系統(tǒng)形成相輔相承的關(guān)系。Shufeldt說：“工作流程應(yīng)該被整合到文件管理系統(tǒng)中，但實(shí)際上，一個(gè)工作流程解決方案與一個(gè)文件管理解決方案之間是沒有任何區(qū)別的。它們應(yīng)該組成一個(gè)完整的系統(tǒng)。當(dāng)文件進(jìn)入系統(tǒng)的時(shí)候，這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)該知道由誰來對這個(gè)文件進(jìn)行處理，如何處理以及處理的時(shí)機(jī)。文件管理應(yīng)該成為一個(gè)大的信息管理系統(tǒng)中的組成部分?！?/P>
Skywire軟件公司的首席營銷官Wendy Gibson說：“在理想情況下，文件管理系統(tǒng)應(yīng)該與客戶已有的工作流程相匹配，并提高這個(gè)工作流程的速度，而不是對其進(jìn)行大規(guī)模的改造。很多客戶的目標(biāo)都是盡可能提高工作流程的自動(dòng)化水平。他們不想為了軟件改變自己原有的工作方式，而是希望軟件能夠主動(dòng)來適應(yīng)他們。”
Thumma說：“一個(gè)文件管理系統(tǒng)可以通過提供信息來改變工作流。如果你在文件管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上再添加一個(gè)電子工作流程，就能使整個(gè)企業(yè)發(fā)生翻天覆地的變化?！?/P>
Lakness說：“我們?yōu)樽约耗軌蜻m應(yīng)當(dāng)前的工作流程而感到驕傲?！睋?jù)了解，該公司服務(wù)的很多企業(yè)都是通過合并和收購建立起來的。新公司中的每一個(gè)組成單元都有多個(gè)遺留下來的系統(tǒng)，而Laserfiche的解決方案就能適應(yīng)這些不同的系統(tǒng)。此外，該公司還開發(fā)出了一個(gè)工作流程自動(dòng)化產(chǎn)品，能夠有效提高工作流程的性能。
Treeno軟件公司的首席執(zhí)行官Jim Krzywicki說：“如果一個(gè)文件管理系統(tǒng)不能提供工作流程，那它就不會(huì)得到人們的重視。企業(yè)只要存在一天，信息和內(nèi)容就要在公司里流動(dòng)一天，所以，工作流程的能力是至關(guān)重要的。”
傳播到全世界
數(shù)字文件和文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用在過去的五到十年里已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化。
EMC公司的高級(jí)解決方案營銷經(jīng)理Toni Eddelman指出：“五年以前，文件管理系統(tǒng)讓我們擺脫了紙張的束縛。現(xiàn)在，一切都發(fā)生了改變。企業(yè)只要一接到紙制文件，就會(huì)對它們進(jìn)行掃描，并把它們輸入管理系統(tǒng)中?！彼J(rèn)為，在事務(wù)性市場上，企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)是增長速度最快的一種文件管理系統(tǒng)。
Interprise公司的總裁兼首席執(zhí)行官Chris Rasmussen說：“隨著各項(xiàng)法規(guī)的日益健全和客戶要求的不斷提高，企業(yè)對文件管理系統(tǒng)的需求也在穩(wěn)步上漲。我們現(xiàn)在不僅要把工作流程中的各個(gè)程序整合在一起，而且還要把企業(yè)內(nèi)外的所有相關(guān)人員都聯(lián)系在一起?！?/P>
Lakness說：“我認(rèn)為商業(yè)領(lǐng)域的最大變化就是很多企業(yè)的前臺(tái)都被整合到了生產(chǎn)流程中。隨著審計(jì)法變得越來越透明，公司也有了更多保存通訊記錄的責(zé)任。這與上世紀(jì)就是年代的情況已經(jīng)有了很大的不同，當(dāng)時(shí)公司里的各個(gè)部門都獨(dú)立運(yùn)行的?！?/P>
為了更好地了解客戶的真實(shí)需求，Laserfiche與很多行業(yè)組織都建立起了聯(lián)系，其中包括執(zhí)法機(jī)構(gòu)、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、政府部門、聯(lián)邦代理機(jī)構(gòu)和健康管理機(jī)構(gòu)。讓員工去參加當(dāng)?shù)氐慕?jīng)驗(yàn)交流會(huì)有助于他們把先進(jìn)的文件管理方式帶入自己所在的企業(yè)。Lakness指出很多聯(lián)邦代理機(jī)構(gòu)不但對產(chǎn)品的生產(chǎn)和運(yùn)輸提出了不同的要求，而且還對很多專業(yè)術(shù)語使用了不同的詞匯。為了解決這個(gè)問題，Laserfiche公司專門成立了一個(gè)服務(wù)于特定市場的小分隊(duì)。這個(gè)小分隊(duì)將常見的市場語言整合到了文件管理系統(tǒng)中。
一個(gè)美好的未來
文件管理和其他輔助性技術(shù)必將成為市場的主流，為來自不同行業(yè)和不同規(guī)模的企業(yè)用戶帶來好處。較低的投資成本是促使人們采用這種系統(tǒng)的主要原因之一。Shufeldt注意到，由于經(jīng)濟(jì)拮據(jù)，當(dāng)初有很多企業(yè)只能使用自己開發(fā)的解決方案或已經(jīng)過時(shí)的紙張驅(qū)動(dòng)程序，而使用文件管理技術(shù)對他們來說幾乎是一種奢望。
Thumma說：“對于將來，我希望能夠看到更多的企業(yè)把文件管理、記錄管理、電子取證、商業(yè)過程管理和工作流程軟件等數(shù)字記錄技術(shù)真正地融入到自己的工作流程中去，這不但能讓他們具有更全面的數(shù)據(jù)處理能力，而且能讓他們隨時(shí)得到自己所需的信息?！?/P>
Krzywicki說：“最重要的是，員工們可以把自己的主要精力集中到更重要的能夠創(chuàng)收的工作上來，并通過文件管理系統(tǒng)的使用為企業(yè)贏得更多的客戶?！?/P>
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