機關(guān)辦公文印，作為專為各黨政機關(guān)部委提供文件打印服務(wù)的機構(gòu)，既有著政府機關(guān)的性質(zhì)，又像其他印刷企業(yè)一樣，面臨著體制改革、技術(shù)改造、設(shè)備更新的任務(wù)。由于其處于特殊的環(huán)境，面對著特殊的服務(wù)對象，承擔(dān)著特殊的任務(wù)，所以其在采用新技術(shù)方面既有著迫切性，又需要謹慎處理好一系列的問題。近年來，數(shù)碼印刷技術(shù)不僅在商務(wù)快印領(lǐng)域得到了應(yīng)用，而且由于其快速、短版等優(yōu)勢正巧符合機關(guān)文印的特點，所以致力于推廣數(shù)碼印刷發(fā)展的人們，也對機關(guān)文印寄予厚望，那么實際的使用情況如何呢？我們請來蘇州市大元印務(wù)有限公司（原蘇州市機關(guān)印刷廠）總經(jīng)理盧鳳燕女士、廣州市人大常委會機關(guān)印刷廠梁建生先生，聽一聽他們的想法與做法。
信息化建設(shè)：帶來挑戰(zhàn)與機遇
隨著信息時代的到來和網(wǎng)絡(luò)、計算機等技術(shù)的進一步成熟與完善，近年來，電子政務(wù)信息化建設(shè)進一步深入，而這其中，無紙化辦公、電子公文被作為提高政府機關(guān)辦公效率、節(jié)約資源的一種手段而被日益推行。所謂無紙化辦公，顧名思義，就是在政府工作的流程中，減少紙質(zhì)文件的傳遞，而通過將紙質(zhì)公文以專有的技術(shù)處理成為數(shù)字化信息，再利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行公文的管理、遠程傳送，最后到達傳達對象的手中。
可想而知，無紙化辦公確實避免了紙質(zhì)文件在逐級傳達中所引起的效率低、易泄密、易丟失等弊病，而且節(jié)約了紙張、人力等資源，但文件印制量的減少同時也給機關(guān)辦公文印帶來了生存的危機。再加之，有的政府機關(guān)開始實行政府定點采購制來確定提供文印服務(wù)的機構(gòu)，因此原有的機關(guān)文印如果不能發(fā)揮出其不可替代作用的話，只有面臨著裁員、精減等危機。
不過，危機與機遇并存，盧鳳燕女士表示，政府辦公越來越趨向于網(wǎng)絡(luò)化，文件的印量越來越少，一份文件以前一般是印兩三百份，而現(xiàn)在通常為50～100份，并且品質(zhì)要求越來越高，這樣，原來機關(guān)辦公文印所依賴的小膠印往往無法滿足這些要求，但數(shù)碼印刷卻具有小批量、速度快、個性化等特點，并且能夠和IT技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)文件網(wǎng)絡(luò)化傳輸、個性化印刷，恰好能借此在機關(guān)文印得到大規(guī)模的推廣應(yīng)用。
數(shù)碼印刷：機關(guān)文印的功臣
據(jù)了解，如今，各機關(guān)文印正處于改制的十字路口，有人主張，機關(guān)文印應(yīng)以為機關(guān)服務(wù)為主；有人主張，機關(guān)文印應(yīng)該走向市場，在做好機關(guān)服務(wù)的同時，參與市場競爭。眾說紛紜，尚無定論。但是有一條道理是鐵定的，那就是企業(yè)的服務(wù)對象、業(yè)務(wù)范圍決定了企業(yè)的設(shè)備投資和技術(shù)引進。機關(guān)文件印刷少則幾十份、大到幾千份；文件的時效性要求高；保密性高，常需要在文件上打號碼來掌握文件的去向。另外，機關(guān)文件對版面格式、字體符號都有著很嚴格規(guī)定。在面向市場競爭時，個性化需求也越來越多，所以傳統(tǒng)膠印在滿足這些需要的過程中，往往有些力不從心：由于需要出片制版，印刷周期相對較長，另外，對于文件上的號碼，需要打號機來幫忙，而數(shù)碼印刷在小批量、可變數(shù)據(jù)印刷上所具備的優(yōu)勢，就決定了它必將成為機關(guān)文印中心的重要組成部分。
原來擁有小森四色膠印機的蘇州市大元印務(wù)有限公司先后于2004年和2005年引進黑白和彩色數(shù)碼印刷機，盧鳳燕女士表示，有了數(shù)碼印刷機以后，公司為政府機關(guān)提供會議服務(wù)更加有底氣和信心。近幾年，在蘇州召開的全國性會議特別多，會議所用的一般都是100份以內(nèi)幾百頁的材料，而且需要在很短的時間內(nèi)完成，有時還會出現(xiàn)臨時修改文件的情況。如果用傳統(tǒng)印刷往往需要提前幾天安排文件印刷，無法進行會議文件的及時更新，而且效率較低，工人需要加班加點，但采用數(shù)碼印刷后，既可以提高印刷的效率，減輕工作強度，也可以為會議提供高質(zhì)量、即時的文件服務(wù)，保證會議的圓滿舉辦。另外，數(shù)碼印刷也能滿足個性化文件的印制需求，滿足少量特殊文件的需求。
當(dāng)然，數(shù)碼印刷并不能完全滿足機關(guān)文印所有的需要，從目前國內(nèi)機關(guān)文印的普遍情況來看，大多機關(guān)文印中心在采用數(shù)碼印刷的同時，仍然保持著膠印生產(chǎn)，用數(shù)碼印刷與傳統(tǒng)印刷“兩條腿”走路。這是因為它們的業(yè)務(wù)并不是僅僅以文件印刷為主，往往還承擔(dān)著各種期刊、資料等的印刷，甚至隨著20世紀90年代機關(guān)文印走向市場，而面向社會開展經(jīng)營，承接社會業(yè)務(wù)。有了這“兩條腿”，不管是彩色業(yè)務(wù)，還是黑白業(yè)務(wù)，不管是長版活，還是短版活，機關(guān)文印中心都可以應(yīng)付自如。
兩條腿走路：因地制宜
在盧鳳燕女士看來，盡管數(shù)碼印刷絕對是為機關(guān)服務(wù)的功臣，但是由于數(shù)碼印刷的價格和傳統(tǒng)印刷的價格畢竟不一樣，因此各個地區(qū)的接受程度還是不一樣的，各機關(guān)文印中心也要根據(jù)自身的情況因地制宜來考慮數(shù)碼印刷設(shè)備的檔次與數(shù)量，一般應(yīng)以在一兩年內(nèi)收回設(shè)備投資為宜。蘇州市大元印務(wù)有限公司之所以能夠較好地運用數(shù)碼印刷設(shè)備，還得益于蘇州經(jīng)濟迅速發(fā)展，機關(guān)文印的要求比較高，文件量也比較大，相對而言，國內(nèi)其他地方的機關(guān)文印可能沒有這么大的文件量。而且在國外，1000份以下都可以用數(shù)碼印刷來印，但是按照國內(nèi)的印刷工價，印量在100份以下，客戶能夠接受數(shù)碼印刷，但是如果是200份以上，客戶可能還是會接受傳統(tǒng)膠印。
這番話同樣在梁建生先生那里得到驗證，他認為數(shù)碼印刷是機關(guān)文印的一條發(fā)展之路，但是規(guī)模不能太大，要根據(jù)文件量、企業(yè)編制和印刷品特點來定。在廣州，市委、市政府和人大機關(guān)并不是集中在一起辦公，隨之，便有多個機關(guān)印刷廠在為不同的機關(guān)服務(wù)，這樣，每個機關(guān)印刷廠的文件量并不大，所以盡管廣州市人大常委會機關(guān)印刷廠擁有著先進的數(shù)碼印刷機，其利用率也并不是特別高。同時，他還指出，如果機關(guān)文印中心專注于為機關(guān)內(nèi)服務(wù)，作為辦公自動化的一個部分，為機關(guān)提供文件整理，打印輸出及信息存儲等服務(wù)，那么，數(shù)碼印刷將會在機關(guān)文印中得到更大的作用。
縱觀全國，各地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平不一樣，政府信息化程度不一樣，機關(guān)文印所面對的需求也不一樣。據(jù)悉，現(xiàn)在很多地區(qū)實行政府定點采購制，政府文件印刷不再是機關(guān)文印中心的“鐵飯碗”，印刷企業(yè)只要是達到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和條件的，都可以為機關(guān)文印提供服務(wù)。作為機關(guān)文印中心，為政府各部門提供最周到、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)不僅是服務(wù)好機關(guān)的最基本要求，也是機關(guān)文印中心自身能否生存與發(fā)展的前提條件。所以，新技術(shù)的采用是必然之勢，我們也希望數(shù)碼印刷能夠在機關(guān)文印中心的發(fā)展當(dāng)中發(fā)揮出越來越重要的作用。
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